iFirma czyli sposób na księgowość w mojej firmie.

Zrzut ekranu 2015-06-26 o 12.18.07
Nie mam pewności jak dowiedziałem się o iFirma.pl ale na 80% przeczytałem w jakimś czasopiśmie drukowanym, że „serwis iFirma wychodzi z fazy beta”. Było to na samym początku 2000 roku. Od razu sprawdziłem co to takiego.

ifirma - mała księgowość internetowa


Mój Mac Magazyn

Artykuł pierwotnie opublikowany w trzecim numerze Mój Mac Magazyn do czytania którego gorąco zachęcam.


Księgowość w mojej maleńkiej firmie (wtedy spółce cywilnej) prowadziłem ręcznie wpisując dane w papierowe „zeszyty” i samodzielnie licząc PIT'i i VAT'y. iFirma.pl okazała się idealnym dla mnie wyjściem bo działała niezależnie do platformy czyli na komputerach Apple również (Maków używam od 1992 roku) i wszędzie gdzie był internet (sporo zajmowałem się wtedy serwisem u klienta) .

Zalogowałem się na konto testowe i od razu moją uwagę przykuł adres w okienku przeglądarki: www.ifirma.pl/cgi-bin/WebObjects/ifirma.woa. Tak WebObjects czyli przejęty przez Apple wraz z Jobsem i całą firmą NeXT system do budowania aplikacji Webowych! Od razu nabrałem do serwisu zaufania, którego nie straciłem do dziś.

Ja to działa?

iFirma to webowa aplikacja (system) do prowadzenia księgowości opartej na KPiR lub ryczałcie ewidencjonowanym. Czyli dla zdecydowanej większości jednoosobowych, małych i średnich firm niezmuszonych do pełnej księgowości „na kontach”. Tak to wyglądało w 2000 roku lecz przez lata iFirma została wzbogacona o mnóstwo innych przydatnych funkcjonalności, których cześć zobaczycie w zestawieniu na końcu tekstu. Tutaj wspomnę o możliwości korzystania z webowego biura księgowego oraz oraz nowej aplikacji magazynowej. Do tego system CRM, sklepy internetowe i sporo innych.

iFirmę można traktować jako program księgowy. Wszystko wykonuje się w w praktycznie dowolnej w miarę nowoczesnej przeglądarce (ja od lat używam tylko Safari), a dane są przechowywane na wyjątkowo dobrze zabezpieczonych serwerach obsługiwanych przez zorganizowaną grupę fachowców. Dodam, że przez ostatnie 10 lat nie pamiętam przestoju nie związanego z planowanymi pracami czyli wcześniej zapowiadanego.

Ciągły rozwój, zawsze aktualna.

Przewagą aplikacji webowej nad tradycyjnymi jest ciągłość aktualizacji. Nie musimy przejmować się aktualizacją stawek czy całego programu przy, niestety częstych, zmianach w księgowości. Ktoś to robi za nas w sposób prawie niezauważalny. Cytując prezesa Power Media SA pana Wojciecha Narczyńskiego: „[…] nowe wersje pojawiają się w zasadzie co miesiąc, tak aby (iFirma) była zawsze zgodna z obowiązującym prawem”.

Jak używać?

Jedyną rzeczą o jaką powinniśmy zadbać to dostęp do internetu i jakieś urządzenie z przeglądarką webową. Internet nie musi być szybki. Był czas gdy wystarczało mi połączenie przez modem 56 Kbps lub EDGE. Obecne wersje działają bez problemów na średnim łączu 3G. Urządzenie też nie musi być super wydajne. Strona WWW aplikacji iFirma jak na funkcjonalność jest dość lekka i nie stosuje rozwiązań sprawiających problemy że zgodnością. Wystarczy dodać, że nadal bez większego trudu mogę jej używać na iPad 1 (pierwszej generacji) z iOS 5.1! Na urządzeniach z mniejszym ekranem (jak iPhone) uruchamia się wersja mobilna ale posiadająca pełną funkcjonalność wersji „dużej”.

Inaczej jest z aplikacją na iOS. Jest ona bardzo uproszczona i osobiście dość rzadko z niej korzystam. Można za jej pomocą wystawiać faktury w szybki i wygodny (zwłaszcza na starszych iPhonach) sposób, przejrzeć dokumenty, wysłać skany (zdjęcia) wydatków, przejrzeć zadania (agenda) i sprawdzić zobowiązania (ZUS, podatki itp.). Ja na iPhone 6 wybieram jednak wersję webową.

ifirma - mała księgowość internetowa

Podczas pracy księgowej mamy dostęp do wszelkich narzędzi znanych z programów tradycyjnych. Kopiowanie dokumentów, wyszukiwanie kontrahentów, pobieranie ich danych na podstawie NIP z bazy GUS. Nie znalazłem opcji jakiej bym nie potrzebował. Podobnie z rodzajami dokumentów. Możemy wystawić i zaksięgować wszystko co wymyślił nasz ustawodawca oraz dokumenty zagraniczne. Do tego sporo dokumentów nieksięgowych ułatwiających pracę w firmie jak oferty czy ponaglenia lub wezwania do zapłaty.

W wersji jakiej ja używam od lat (czyli program księgowy, a nie księgowość internetowa) dokumenty kosztowe muszę wpisywać sam (jak w normalnym programie do KPiR). Jest to bardzo łatwe dzięki systemowi podpowiedzi jaki rodzaj kosztu jak należy zaksięgować. Do tego mamy możliwość księgowania seryjnego (jak nam się nazbiera faktur), a nawet przesyłania pdf. Ta ostatnia funkcja rozpoznaje kilka formatów dokumentów generowanych przez najpopularniejsze programy do fakturowania i umieszcza z nich wartości w odpowiednich polach.

Poza typową robotą księgową mamy CRM, w którym możemy zarządzań bazą kontrahentów, a nawet prowadzić projekty i pozwiązywać z nimi koszty oraz zyski. Jest też cały system raportów.

Jeżeli nie potrafimy sobie z czymś poradzić to nawet w używanej przeze mnie wersji jest pełne wsparcie księgowych z iFirma. Gdy nie wiem jak coś zaksięgować (przykładem niech będzie opłata za konto deweloperskie u Apple i zwrot VAT co generuje aż 4 dokumenty) wysyłam (ja najchętniej mailem) zapytanie i za kilka godzin lub maks następnego dnia mam odpowiedź. Można też do nich zadzwonić lub skorzystać z internetowego chat'a w pilnych sprawach. Jak na razie nigdy mnie nie zawiedli.

Przez te 15 lat używania iFirma.pl przytrafiła mi się kontrola z US. Choć był to rok 2007 na kontrolerkach nie zrobiło wrażenia, że używam programu księgowego przez internet i w protokole wpisały: „KPiR prowadzona w postaci wydruków z programu komputerowego”. Nie było też zastrzeżeń do dokumentów generowanych przez iFirma.pl.

Były lata, że w miesiącu wystawiałem prawie 1000 dokumentów i księgowałem 200-300. Teraz z racji mniej handlowego profilu firmy dokumentów jest mniej ale są one bardziej zróżnicowane (np. eksport usług EU czy inne faktury zagraniczne). Choć wszystkie operacje robiłem samodzielnie za pomocą iFirma.pl nigdy nie stanowiło to problemu.

Miłym dodatkiem (z którego może skorzystać każdy za darmo) jest powiązany z iFirma projekt pitroczny.pl. Z jego pomocą od lat rozliczam się z US. Poza bardzo intuicyjnym systemem podpowiedzi potrafi on zaimportować dane z konta iFirma.pl (jeżeli takie posiadamy) i wysłać w sposób elektroniczny do fiskusa. W tym roku już nie będziecie mogli z niego skorzystać (chyba, że spóźnialscy) ale w przyszłym roku warto się nad nim zastanowić. System pitroczny.pl nie pobiera żadnych opłat od użytkowników ani od OPP za możliwość przekazania 1 % dla nich.

Obiekcje

Rozmawiając o iFirma czy innymi internetowymi systemami do księgowości czasem spotykam się z opiniami czy to dobrze, że nasze dane są „gdzieś tam” i do tego przesyłane przez internet. Osobiście wolę aby moje dane były chronione w profesjonalny sposób (znów zacytuję pana Wojciecha Narczyńskiego) „[…] właśnie kupiliśmy dodatkowe 832GB RAM. Oprócz tego macierze HP 3Par. Wszystko w świetnej serwerowni w Skawinie: na wzgórzu (woda niestraszna), elektrownia w zasięgu wzroku, okrętowy diesel. […] chronimy te dane, jak pingwin jajo”. Co do transmisji internetowej między naszym urządzeniem, a serwerami Power Media SĄ to jest ona tak samo bezpieczna jak nasze dane bankowe gdy obsługujemy konta przez internet. Ja jestem spokojny.

Podsumowanie

Więcej o funkcjach i rodzajach dokumentów dowiecie się z zestawienia niżej. Kończąc chciałem jeszcze dodać, że sam część funkcji w jakie „obrosła” przez te lata iFirma poznałem dopiero teraz siadając do tego tekstu. Po prostu nie były mi jeszcze potrzebne. Teraz część z nich z pewnością jeszcze bardziej ułatwi mi życie.

ifirma - mała księgowość internetowa

Zestawienie wybranych funkcji systemu iFirma.pl

Wystawianie faktur

Cztery wzory wydruków: bez z znaku, że znakiem (logo) lub z dwoma znakami.
Praktycznie wszystkie przyjęte w polskiej księgowości rodzaje dokumentów.
Dokumenty zagraniczne: Wewnątrzunijna dostawa towarów, Eksport towarów, Świadczenie usług dla podatników VAT-UE, Świadczenie usług poza terytorium kraju.

Podsumowanie miesiąca podatkowego

Deklaracje: ZUS, VAT-7 i VAT-UE, PIT-5 (zaliczka) w trybie miesięcznym lub kwartalnym. Możliwość upoważnienia Power Media SA (iFirma) do elektronicznych rozliczeń z urzędem.

Wsparcie

We wszystkich płatnych wersjach iFirma.pl możemy liczyć na pomoc wykwalifikowanych księgowych przez telefon, chat, e-mail (9:00 - 20:00)

Aplikacja mobilna na iOS

Podstawowe funkcje jak wystawianie i przeglądanie faktur oraz agendy i zobowiązań. Brak funkcji księgowania dokumentów. Pełnowartościowa wersja mobilna strony WWW

Magazyn

Jest dostępny w wersjach płatnych

System CRM

Zarządzanie kontrahentami, projektami, raporty, oferty, windykacja, kalendarze

Obsługa kas fiskalnych

Księgowanie raportów z kas rejestrujących, pomyłek, anulowania sprzedaży

Rejestry

majątkowe Środki trwałe, wyposażenie, remanenty, umorzenia, sprzedaż, likwidacja

Agenda i kalendarz

Lista zobowiązań i płatności (konieczna do prawidłowego odliczania podatku i VAT). Zdarzenia związane z prowadzonymi projektami. Notatki do dokumentów i przypomnienia

Dodatkowo

Rozliczenia pojazdów firmowych i używanych w firmie
Rozliczenia pracowników (etat, umowa o dzieło, umowa zlecenie)
Obsługa zobowiązań, generowanie przelewów do ZUS, US, płace

Inne dodatki

Usługi kurierskie, sklepy internetowe, obsługa allegro, formularze, reklamy itp.

Ceny

Aplikacja do samodzielnego prowadzenia (plus porady księgowych) 45 zł netto lub 37,5 zł netto miesięcznie przy płatności za 6 miesięcy


ifirma - mała księgowość internetowa